Как достигнуть почтового дзена

По данным исследования Университета Глазго, 80% писем — «отходы». Папка «Входящие», распухшая от непрочитанных сообщений, списков дел и новостных рассылок, вызывает стресс.

Особенно уязвимы руководители, на которых постоянно сыпятся новые и новые сообщения, требующие к себе внимания.

Единственный способ остановить это безумие — перестать подчиняться своему почтовому ящику и начать управлять им. И это не означает, что надо удалить все сообщения, освободив место для свежих. Без чёткого плана по управлению входящими вы быстро вернётесь к старым привычкам и беспокойство вновь овладеет вашим сознанием.

Вот 6 советов, которые помогут вам достичь почтового дзена.

1. Сократите поток хлама

Просмотрите свои подписки и честно признайтесь себе, какие из них только отнимают ваше время. Куча одинаковых новостных рассылок? Отчёт об обновлениях сайта, на котором вы были последний раз год назад? Информация о скидках в магазине, где вы однажды что-то купили? Срочно отпишитесь от всего этого.

В почтовый ящик не должно попадать то, что не касается ваших ежедневных или стратегических интересов. Предпримите усилие и тщательно настройте спам-фильтры.

2. Дрессируйте команду

Сотрудникам крупных корпораций лучше других знакома эта боль: бесконечные цепочки писем, копии которых рассылают всем, кому надо и не надо. Остановите это безумие: объясните, что вас можно добавлять в получатели только тех сообщений, которые имеют к вам непосредственное отношение. Для срочных дел есть телефон. То же самое объясните клиентам, друзьям, семье.

3. Автоматизируйте почтовый ящик

Настройте фильтры таким образом, чтобы при беглом взгляде во «Входящие» вы понимали, что требует вашего немедленного внимания, что можно посмотреть в конце дня, а что — в течение недели.

4. Пользуйтесь сервисами отложенного чтения

Сохраняйте интересные, но не требующие срочной реакции письма в отдельную папку или пользуйтесь сервисами вроде Evernote. Любопытные статьи, которые вам прислали, сохраняйте в Pocket или Instapaper и читайте, когда у вас образуется свободное время.

5. Ведите списки дел при помощи специальных сервисов

Ваш почтовый ящик — это не приложение для создания списков. Отучитесь от привычки отправлять себе на почту to-do-списки и планы долгосрочных проектов.

Ведите списки дел в заточенных под это сервисах, где вы сможете расставить дедлайны, приоритеты, разбить крупные проекты на несколько мелких задач, структурировать списки. И вы реже будете вздрагивать, увидев новое входящее сообщение в почте.

6. Используйте правило двух минут

Сразу реагируйте только на письма, которые отнимут меньше двух минут вашего времени. Остальное отправляйте в список дел или в папку «Прочитать позже». Легко распределить письма поможет, например, приложение Zero.

Эффективная система обработки входящей почты важна для вашего психического здоровья. Поток писем не остановится никогда, и вам важно научиться плыть в нём, а не тонуть. Достигнув почтового дзена, вы станете спокойнее и продуктивнее.